Examen, Distribution Et Diffusion Des Documents

Audit.

Le Service des documents de l 'organe reçoit les communications de l' organe sous - jacent et doit les examiner.

L 'examen a porté sur la question de savoir si l' organe devait ou non s' acquitter de ses fonctions, s' il était conforme aux règles de rédaction, aux lois, règlements et autres dispositions pertinentes du pays, si les questions relevant de la compétence d 'autres secteurs ou régions avaient fait l' objet de Consultations, de signatures, d 'utilisation de la langue officielle, de la forme écrite, etc.

Par

En ce qui concerne les communications qui satisfont aux conditions requises, les services de l 'instrument devraient, en temps voulu, donner des instructions au Chef de l' organe de rédaction des communications ou les communiquer aux autorités compétentes pour qu 'elles les examinent.

Oui, dans le secteur.

A) les questions internes ou celles qui sont confiées à un département par l 'organe de tutelle devraient être renvoyées directement à l' autorité compétente;

Non, non.

Sous réserve de l 'approbation du chef de cabinet de l' organe concerné, l 'entité déclarante peut être renvoyée avec justification.

Distribution.

La distribution de la correspondance est également désignée sous l 'appellation de « succursale », c' est - à - dire que les documents reçus sont distribués en temps voulu et avec exactitude par le personnel de secrétariat aux chefs de secrétariat, aux départements concernés et au personnel d 'exécution après leur enregistrement sous pli scellé, conformément à leur contenu, leur nature et leurs exigences en matière de traitement.

Les principes et exigences spécifiques de la diffusion sont les suivants:

Les documents directifs, les demandes d 'information, les rapports, etc., qui concernent l' ensemble des travaux de l 'organe, ainsi que les documents dont le personnel de secrétariat n' est pas encore en mesure de déterminer le département ou le Département auquel il doit s' occuper, doivent d 'abord être adressés au Chef de l' administration ou au Chef de l 'organe concerné.

Les documents qui sont distribués aux chefs des organes pour approbation sont d 'abord remplis, accompagnés des documents, pour qu' ils puissent signer des observations précises et les distribuer après avoir été approuvés par les dirigeants.

Liens:

Il s' agit des documents auxquels il faut répondre et qui sont soumis au contrôle et à l 'inspection en temps voulu, conformément aux délais prescrits.

Demande de suivi de la correspondance d 'urgence; priorité accordée à la communication importante; suivi régulier de la correspondance générale.

Prévenir l 'arriéré et les retards.

La mise en place d 'un système de catalyse est une mesure importante pour éviter les retards, résorber l' arriéré de documents, surmonter la bureaucratie, accélérer le fonctionnement des documents et améliorer l 'efficacité du fonctionnement des organes.

Il y a en général deux types de communications:

Le premier est un appel interne.

Les principaux éléments sont les suivants: les documents envoyés à l 'organe par l' organe de tutelle, en particulier les rappels pour qu 'il y réponde en temps voulu; les rappels adressés aux organes parallèles ou non affiliés pour qu' ils se mettent en rapport avec l 'organe de négociation; les rappels adressés à l' organe par le chef de l 'organe de tutelle pour qu' il lui communique les documents d 'information; et les rappels adressés par l' organe de tutelle pour qu 'il réponde aux documents.

Le deuxième est un catalyseur extérieur.

Il s' agit essentiellement de catalyser les documents qui, en parallèle ou en parallèle, appellent une réponse de l 'autre partie.

Le travail de catalyseur devrait porter sur les points suivants:

1) la portée du catalyseur doit être précisée.

Qu 'il s' agisse de catalyseurs internes ou externes, il ne s' agit que des documents qui doivent être catalogués, et non de toutes les communications.

2) la mise en œuvre sera facilitée.

Étant donné que le catalogue est un système indispensable au traitement de la correspondance et qu 'il constitue un élément important de la réception et de la réception des documents, il est essentiel de le faire correctement.

Le chef de l 'autorité devrait également S' enquérir personnellement de certaines communications urgentes particulièrement importantes; même pour les pièces d' urgence ordinaires, les pièces de rechange devraient être prises en charge par le secrétariat ou par une personne désignée à cet effet.

3) Création et renforcement des structures organisationnelles du Secrétariat de la correspondance.

En règle générale, dans les organes plus petits, où le nombre de communications est relativement faible et où l 'Organisation est relativement simple, le personnel de secrétariat du Bureau peut être chargé de l' action de catalyse, tandis que dans les grands organes, où le nombre de communications est relativement élevé et la complexité des structures institutionnelles, on pourrait envisager la création d 'un organe et d' un personnel spécialisés dans le Catalogue général, et les départements pourraient désigner un fonctionnaire chargé de la coordination.

Le processus de catalyse devrait être souple, selon les circonstances, sous la forme de catalyseurs oraux, téléphoniques et écrits, notamment:

1) au sein de l 'organe, des rappels peuvent être adressés en personne, dans la mesure du possible, par des catalyseurs, pour obtenir des informations sur l' Organisation de la correspondance, et des rappels oraux peuvent également être adressés aux chefs de département ou aux personnes concernées.

2) un organe extérieur, par l 'intermédiaire d' un catalyseur, peut demander par téléphone à l 'unité ou au contractant ou par courrier électronique, par lettre de rappel, par lettre de rappel, etc.

3) pour faciliter l 'accès à l' information, le fonctionnaire chargé de la correspondance et de l 'expédition peut utiliser le registre des récépissés pour enregistrer les documents qu' il est nécessaire de cataloguer, indiquer l 'heure de l' opération, remplir le numéro de réponse dès qu 'une réponse a été reçue, puis suivre l' état d 'avancement du processus de catalyse des documents en procédant à des contrôles réguliers.

Pour certains grands organes, en raison du nombre relativement élevé de documents qu 'ils ont formés dans le cadre de leurs travaux, les titulaires de mandat peuvent envisager d' utiliser des registres ou des formulaires de rappel (voir tableaux 11 à 8) pour enregistrer les documents qui doivent être catalogués au cas par cas, de sorte qu 'ils puissent être classés selon le calendrier d' exécution ou l 'unité d' hébergement, et que les documents qui ont été remplis puissent être remplis et extraits et placés dans un autre lieu pour faciliter l 'inspection.